仕事は基本的にはゴールがあって、かつ1人では完結できない。仕事をサーカーやラグビーのボールに例えると、パスを回しながらゴールに持っていかなくてはいけない。
そのコツをご紹介します。
ボールを持たない仕事術1: すぐやる
ボールを持たずに進めるには、すぐやるしかない。とにかくすぐにやる。
「例の件、ちょっと調べておいて」なんて言われたら、あとで調べてから答えるのではなくて、今すぐに調べて即答する。コピーを頼まれたらすぐにコピーする。
今、取り掛かってることを中断してでもすぐにやる。そうすると、自分が持つ時間が極端に少なくなって、結果的に全体の仕事効率が上がる。
逆に自分が仕事を持っている間は、相手はそのボールを待っているので、相手にとっては時間のロスになる。「相手を稼働させる」という意味ですぐにボールを返すのが理想的。
ボールを持たない仕事術2: 優先順位をつけない
ボールを持たない仕事術の2つ目は、優先順位を付けない。よくある仕事術では、仕事を緊急度と重要度の4つのマトリクスにプロットして、優先順位を決めよう！みたいな話がよくあるけど、一部の経営層や上流の仕事をしている人にとっては大事かもしれない。けれど、ぼくらのような凡人サラリーマンとして、緊急度×重要度のマトリクスはあまり参考にならない。
優先順位を決めずにTODOリストの上からやっつけていけばいい。だいたい1時間以内に片付けられるようなことはすぐにやったほうがいい。優先順位を考えたりする時間がもったいない。
逆説的だけど、優先順位を決めずにどんどん手を動かして仕事をこなしていくと、優先順位が勝手に分かってくる。
仕事をこなした時、そのボールは他の誰かに渡るわけだけど、そのボールが次にどんな動きをするのか少しずつわかってくる。だから、無意識的に「これを先に片付けた方があの人が動きやすくなるな」と、わかるようになる。
だから優先順位はつけなくていい。どんどん手を動かそう。
ボールを持たない仕事術3: ボールを持つ前から考えておく
ボールを持たないために、ボールが自分のところに来る前からボールの位置や大きさを視野に入れておいて、いざ自分のところに来た時にはすぐに動けるようにしておく。
他の人がボールを持っているのを見ながら、自分ならこうする、とか、あの人に相談してるなぁ、とか、意識的に状況を観察するだけでも、いざ自分のところにボールが来たときには動きやすくなる。
ボールを持たない仕事術4: 通勤時間を利用する
通勤時間を利用してボールを持たないための下準備をする。この案件は朝一にAさんに依頼しよう、とか、この案件は確かエクセルデータがあったからすぐに探してみよう、とか、行動に落とせるように段取りを決めておく。
朝の通勤時間というのがコツで、電話が鳴ったりガヤガヤした職場ではなく、頭がスッキリした雑音の通勤時間の中だと、より明確に段取りが組める。
スマホのメモ帳にでも箇条書きで行動レベルのことを書いていこう。
ボールを持たない仕事術5: 仕組み化する
ボールを持たない仕事術の究極は、仕組み化。仕事の上流から下流まで仕組み化してしまう。それぞれのポジションで責任者を付けて、ボールのパス回しが自動的に回るようにする。
これは相当難しい。なぜなら、上流から下流まで全ての工程の実務を経験しておかないと仕組み化できない。
仕組み化できた後でも、ほうっておくと知らない間にボールが止まっていたりする時がある。適宜現場の状況を把握して軌道修正することも必要。
以上です。
色々書きましたが、とにかるスピード重視ですぐにやる意識さえあれば、あなたの業務効率は間違いなく上がっていきます。
別の記事、【5つのコツ】仕事ができるようになりたい！も、ぜひ見てみてください。
